Como incentivar a colaboração em equipe no modelo de trabalho híbrido

Trabalho remoto (ou trabalho em casa) não é um conceito novo. Antes de 2020, a maioria das grandes empresas já tinha um sistema para acomodar membros de equipe distribuídos em diferentes regiões. Aliás, a Pew Research relata que 20% dos funcionários já trabalharam de forma remota em período parcial ou integral antes de a pandemia motivar uma transição maior para o trabalho remoto.

Com o home office mais normalizado em 2020, os funcionários se adaptaram rapidamente ao trabalho remoto — muitos até preferiram assim. Já os gerentes descobriram que trabalhar em casa pode ser produtivo. Hoje, 71% das empresas oferecem opções permanentes de trabalho remoto ou híbrido.

É claro que alguns funcionários se sentem mais à vontade trabalhando no escritório. Você precisará ser um gerente eficaz de uma equipe que trabalha tanto no escritório quanto de forma remota. 

Este artigo traz ideias de gestão para você promover a colaboração e a produtividade nas equipes híbridas. 

O que é equipe híbrida?

Trabalho em escritório e trabalho remoto são conceitos conhecidos; mas, o que define uma equipe híbrida? 

Em uma equipe híbrida, algumas pessoas se deslocam para o escritório todos os dias, outras trabalham de forma remota, e tem quem prefere alternar os dois. 

Quais são as vantagens do modelo de trabalho híbrido? 

• Flexibilidade: os funcionários podem escolher o ambiente e o horário de trabalho nos quais são mais produtivos.
• Problemas de saúde: reduz a ansiedade ou preocupação com o retorno ao ambiente de trabalho fechado e o risco de adoecer.
• Questões sociais: pessoas que buscam ou necessitam de contato social podem ir ao escritório quando necessário.
• Satisfação no trabalho: funcionários felizes e satisfeitos são mais produtivos.
• Ampla busca de talentos:: empresas podem contratar talentos de qualquer lugar, independentemente de onde os funcionários residam em relação ao local com a vaga de emprego.

Quais são os desafios do modelo híbrido?

Horários: você precisa se lembrar quem está trabalhando onde e em qual fuso horário.

Fadiga: um dos benefícios do trabalho remoto é também um desafio: os funcionários tendem a ser mais produtivos e a trabalhar mais horas quando em casa. Aliás, 1 em cada 5 funcionários remotos relata sinais de fadiga. Os gerentes de equipes híbridas devem estar atentos para conciliar a carga de trabalho dos funcionários. 

Exclusão da equipe remota: antes da pandemia, um estudo da Harvard Business Review descobriu que alguns funcionários remotos se sentiam evitados ou excluídos da equipe. Eles notaram mudanças feitas no projeto sem o conhecimento ou a contribuição deles. Além disso, os colegas de trabalho falavam coisas negativas a respeito deles pelas costas. 

Com a normalização do trabalho remoto durante a pandemia, esses comportamentos talvez não existam mais. Porém, com os membros da equipe retornando ao escritório, você precisa garantir que os funcionários remotos ainda se sintam parte da equipe. Eles não podem ficar com a impressão de que os colegas do escritório têm tratamento preferencial.

Ser inflexível: se você está montando uma equipe híbrida, não espere manter os antigos processos e procedimentos que funcionavam no seu modelo de trabalho no escritório. Abra sua mente para desaprender as práticas ultrapassadas e adotar novos processos e sistemas para gerenciar uma equipe híbrida.

Falha na comunicação: mesmo nas equipes em que todos trabalham no mesmo local, há lacunas na comunicação. Trazer uma nova turma de funcionários remotos gera outros desafios quando se trata de manter todos informados e em sintonia. As conversas de corredor, por exemplo, podem levar à tomada de decisões e a ações sem que os membros remotos da equipe saibam o que está acontecendo.

Falta de adesão: apesar dos vários benefícios do modelo de trabalho híbrido, nem todos acham boa ideia deixar os funcionários trabalhando em casa enquanto outros retornam ao escritório. Sem a adesão da liderança; ou se acharem que os membros que trabalham em casa estão se divertindo, será quase impossível trabalhar como uma equipe híbrida. Para acomodar um ambiente flexível, é preciso alterar as regras e relaxar estruturas rígidas.

Como se chega a um trabalho em equipe eficaz em um ambiente híbrido?

É complicado, mas daremos algumas dicas para você promover a colaboração na sua equipe híbrida.

Crie um ambiente de trabalho mais voltado para o modelo remoto 

Não importa se os funcionários trabalham em casa um, dois ou cinco dias por semana ou se preferem ir para o escritório diariamente — a cultura da empresa deve ser igual para todos. Confira algumas estratégias para adotar um modelo de trabalho híbrido, mas orientado para o remoto:

1. Use ferramentas acessíveis de qualquer lugar

É possível que sua equipe híbrida nunca esteja no mesmo local ao mesmo tempo. Aproveite ao máximo as ferramentas na nuvem, que podem ser acessadas em qualquer local. . 

Com um quadro branco virtual como o Lucidspark, por exemplo, sua equipe colabora em sessões de brainstorming que dão vida às ideias. Já os modelos e as ferramentas do Lucidchart facilitam o acesso, a atualização e a colaboração em documentos compartilhados, em tempo real e em qualquer lugar do mundo. Isso mantém toda a equipe atualizada sobre o status atual, o progresso, os cronogramas e as metas. 

2. Centralize a comunicação em uma única plataforma

A comunicação é fundamental para o sucesso. Quando você usa vários canais para comunicação, como e-mail, telefone, mensagens instantâneas, chat etc., há o risco de se perderem informações importantes. Centralize os funis de comunicação em uma única plataforma para facilitar a documentação, o armazenamento e o acesso.

3. Implemente sincronizações diárias

Talvez você lide com várias escalas e fusos horários. Para compensar isso, estabeleça um horário geral, no qual todos os membros da equipe precisam estar disponíveis para reuniões, sessões de brainstorming ou conversas individualizadas. Tire um tempo durante esse horário geral para sincronizações diárias. 15 minutos já bastam para alinhar todos.

4. Fixe metas claras e que incluam toda a equipe

Cada membro da equipe precisa entender as metas e os prazos correspondentes. Repasse as metas individuais e da equipe com clareza e explique como elas se ajustam às metas coletivas da equipe. Isso mantém a equipe focada no resultado desejado.

Como incluir os funcionários remotos

O sucesso da sua equipe híbrida (ou o fracasso) depende de todos se sentirem incluídos. Confira algumas dicas para fazer todos os membros da equipe se sentirem incluídos:

1. Dê a eles o poder de tomar decisões: sempre peça a opinião de todos os membros da equipe, não importa onde eles estejam, antes de tomar qualquer decisão. 
2. Inclua um link para a videoconferência em todos os convites: mesmo que sua equipe trabalhe principalmente presencial, sempre inclua o link para as videoconferências. Dessa forma, todos terão a opção de comparecer via vídeo, trabalhando remotamente ou não. Outro benefício é que você sempre pode encontrar um horário para a videoconferência, mesmo quando não houver salas disponíveis.
3. Tenha uma pauta clara: não convoque uma reunião apenas porque você quer — deve sempre haver um motivo, Além disso, envie a pauta da reunião para que os membros da equipe se preparem e saibam o que se espera de cada um na reunião.

4. Permita socialização virtual: inclua trabalhadores remotos em comemorações de aniversário, treinamentos, festinhas de sexta-feira e outras atividades. Planeje as comunicações sociais de modo que os membros remotos da equipe possam conversar com seus amigos de trabalho e acompanhar a conversa informal de escritório.  

Como se gerencia uma equipe híbrida?

Montar e gerenciar uma equipe híbrida é uma aprendizagem para todos. Confira algumas dicas para gerenciar uma equipe híbrida com mais eficiência.

1. Crie e defina expectativas: deixe claro o que você espera dos funcionários remotos e presenciais. Informe quando precisam estar disponíveis para chamadas ou videoconferências; quando devem enviar relatórios; a frequência com que devem checar as mensagens etc.

2. Confie nos funcionários.: nem sempre é possível saber onde seus funcionários remotos estão nem o que estão fazendo. Portanto, você deve confiar que eles concluirão as tarefas a tempo e dentro das expectativas. Priorize uma cultura orientada em resultados, focando mais os resultados alcançados do que os métodos usados para tal.

Defina metas SMART (específicas, mensuráveis, possíveis, relevantes e no momento certo), indicadores-chave de desempenho (KPIs) e objetivos e resultados-chave (OKRs) para mostrar aos trabalhadores remotos e presenciais a quais tarefas e procedimentos se dedicarem, de modo que atinjam as respectivas metas e atendam às expectativas.

3. Dê e solicite feedback: parece que não, mas os funcionários querem receber feedback. Por isso, você deve agendar reuniões individualizadas regulares para reforçar o contato, conferir o andamento das coisas, tirar dúvidas e dar direção.

4. Ofereça suporte: esteja disponível. Deixe sua equipe saber que eles podem chegar até você no caso de se depararem com obstáculos ou apresentarem qualquer tipo de inquietação. Além disso, não se esqueça de entrar em contato com funcionários remotos quando precisar falar com eles. E não comece a conversa dizendo: “Desculpe ter que incomodar você em sua casa.” Isso passa a mensagem de que você não acha que o funcionário remoto está realmente trabalhando.

Parece que o modelo de trabalho híbrido chegou para ficar. À medida que você enfrenta os desafios de gerenciar essas equipes, lembre-se de que é importante que todos sintam que são membros que contribuem para a equipe. Faça isso estabelecendo metas mensuráveis, tornando claras as expectativas, estabelecendo a prestação de contas e encontrando-se cara a cara com indivíduos e equipes regularmente.